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Samstag, Oktober 16, 2021
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Herausforderungen meistern – Vorteile nutzen: Umstieg auf eine digitale Zeiterfassung

Theo K?nig ist Experte f?r das Thema „Zeit“ bei der M-SOFT Organisationsberatung GmbH. Seit ?ber 30 Jahren bietet das Dissener Unternehmen Software-Branchenl?sungen mit Blick auf die ganzheitlichen Prozesse. Durch das langj?hrige Know-how – auch durch das hauseigene Zeitsystem TIME4 – wei? K?nig, dass in vielen Betrieben noch mit handschriftlichen Stundenzetteln die Zeiten erfasst werden und welcher Gewinn den Unternehmen durch eine fehlende Digitalisierung entgeht.

Theo K?nig kennt aus der Praxis die Herausforderungen und Vorz?ge, die die Einf?hrung einer digitalen Zeiterfassung mit sich bringt.
Warum sollte man auf eine digitale Zeiterfassung setzen. Welche direkt erkennbaren Vorteile bieten sich f?r das Handwerk?

Viele Betriebe arbeiten mit den klassischen handschriftlichen Stundenzetteln. Diese werden oftmals zu sp?t im B?ro eingereicht, dann fehlen Stunden oder der Zettel ist nicht lesbar. Im B?ro m?ssen diese Stunden dann manuell eingegeben werden zur weiteren Verarbeitung. Das verz?gert Prozesse und birgt viele Fehlerquellen.

Mit einer digitalen Zeiterfassung kann der Mitarbeiter seinen Stundenzettel digital ausf?llen. Seit es im B?ro oder von unterwegs, z.B. auf der Baustelle ?ber das Smartphone. Die Daten werden dann an das Back-Office der Zeitverwaltung ?bergeben. Auch Fehl- und Leerlaufzeiten werden so auf einen Blick gesehen und k?nnen reduziert werden.

Das ist nat?rlich eine Umstellung f?r die Mitarbeiter. Wie wird die digitale Zeiterfassung angenommen?

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass die Mitarbeiter auf diesem Weg mitgenommen werden m?ssen. Der beste Einstieg ist eine mitarbeiterorientierte Einf?hrungsschulung, damit das Verst?ndnis gesch?rft und gezeigt wird, dass alles ganz einfach geht. Dabei ist auf eine Zeiterfassungs-L?sung zu setzen, die selbsterkl?rend funktioniert und durch die Zuteilung von Rechten jedem Mitarbeiter nur die f?r ihn relevanten Felder zeigt. Im zweiten Schritt ist dann die Erkl?rung des Nutzens f?r das gesamte Unternehmen enorm wichtig, zu dem jeder einzelne beitragen kann.

Viele Anbieter erg?nzen Ihre Zeiterfassung mit weiteren Funktionen. Wobei ist darauf zu achten?

Da hat jede Branche ihre individuellen Anforderungen. Ganz wichtig im Handwerk ist z.B. die Dokumentation der Baustelle. Relevant ist dabei die Einbindung von Fotos, Zeitstempel und erg?nzenden Kommentaren. Erst das macht die Dokumentation f?r ein Bautagebuch komplett.
Ein anderer Vorteil, den auch unsere Kunden sch?tzen, ist die Anbindung der GPS-Daten. Dabei muss den Mitarbeitern vermittelt werden, dass das keine Kontrolle ist, sondern vielmehr eine erg?nzende Information f?r den Baustellenbericht. Die Mitarbeiter im B?ro haben so die M?glichkeit, schneller Auskunft zu geben und Mitarbeiter effizienter zu koordinieren.

?ber das Back-Office im B?ro erh?lt das Unternehmen erg?nzende Funktionalit?ten, wie z.B. die Ber?cksichtigung individueller Arbeitszeitmodelle (Tarifvertrag, Halbtagskr?fte etc.) oder die Erstellung von Auswertungen z.B. f?r eine ?berstundenstatistik. Mit dem richtigen System er?ffnen sich hier vielf?ltige M?glichkeiten.

Welche Kosten sind bei der Anschaffung einer Zeiterfassungs-Software zu ber?cksichtigen?

Hier muss man grunds?tzlich schauen, wie die Software betrieben wird: ist es eine einmalige Investition f?r einen Kauf? Hier kann u.U. die Firmenkasse doch recht stark belastet werden. Zeitgem??er sind im Allgemeinen gehostete L?sungen (Stichwort SaaS = Software as a Service), deren monatliche Kosten der Kunde selber bestimmen kann. Die „Software-Miete“ kann dann durch die Unternehmensgr??e und das Nutzungsverhalten variieren. Bei einer Hosting-Variante muss auch keine neue Hardware angeschafft werden, der Kunde muss sich um nichts k?mmern, die Software wird quasi als Dienstleistung bereitgestellt. Auch k?nnen vorhandene Smartphones und Tablet-PCs ggf. weiterhin genutzt werden, wenn mobil erfasst werden soll. Insgesamt ist das Hosting-Model also eine interessante M?glichkeit, vollen Leistungsumfang mit geringen Mitteln zu erhalten.

Mehr Informationen rund um eine digitale Personalzeiterfassung finden Sie hier: pze.msoft.de

Keywords:PZE, Personalzeiterfassung, Projektzeiterfassung, Zeiterfassung, TIME4

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